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Gestión de Documentos
Cree, capture, administre, almacene, centralice y distribuya contenidos de los procesos organizacionales.
Manual de usuario
- Creación de Documentos con Integración Office
- Solicitud de Creación, Modificación y/o Anulación
- Visualización de Solicitudes Documentales
- Tareas de Lectura
- Solicitud de lectura
- Transacciones del Administrador del módulo
- Consultar Documentos
- Gestión de Revisión y/o Aprobación
- Configuración de Documentos
- Gestión de Permisos
- Revisión y configuración correo desde documentos
- Modificación de Documentos con Integración Office
- Configuraciones Avanzadas
- Zoom de la visualización de documentos
Preguntas y respuestas
- ¿Por qué no me abre el documento? ¿Por qué no me deja editarlo? No permite modificación, eliminación, actualización (CRUD) o visualización de un documento.
- No se visualizan las tareas de documentos
- ¿Cómo parametrizar los usuarios de revisión y aprobación de un documento?
- ¿Por qué un usuario sin permisos en documentos puede modificar y subir archivos?
- Correo rechazo de documento sin motivo
- No deja cargar archivos xlsx en el modulo de documentos
- ¿Cómo cambiar el código de un documento?
- ¿Cómo funciona la "Propuesta de cambio" y "Solicitud de Cambio" en el módulo de Documentos?
- ¿Cómo desactivar la aprobación directa de un tipo de documento a usuarios no administradores?
- ¿Cómo modificar la versión del documento?
- No permite eliminar documento
- Error en la visualización de las Actividades (Desarrollo del Procedimiento) - Documentos por Plantilla_L_
- El estado Rechazado se mantiene en el documento
- No muestra íconos en algunos módulos ó muestra textos extraños en la descripción de documentos o Planes de Acción.
- ¿Cómo devolver la versión de un documento?
- No aparece la opción de "solicitud de cambio".
- Fecha de vigencia automática en documentos
- Documento Duplicado
- Eliminar las tareas de lectura de un usuario
- Error en visualización versión obsoleta de documento.
- Documento no se visualiza ni se descarga.
- Al crear un nuevo tipo de documento no se visualiza en la lista.
- La vista compacta no muestra el estado del documento
- No escala correctamente las tareas para poder aprobar documentos.
- No permite visualizar un documento y al intentar reconvertir genera error.
- No genera correctamente los consecutivos automáticos en Documentos.
- Error Status 500 al descargar un documento.
- No deja modificar código de documentos.
- Inconvenientes al diligenciamiento del documento descriptivo
- Tarea de Documentos Repetidas
- No se visualiza el tipo documental
- No aparece el número de compromisos en las tareas de documentos
- Error en Edición de Documentos
- Error al subir documento por tamaño de archivo.
- Rechazos de Documentos sin notificación al correo electrónico.
- No es posible visualizar la carpeta con los documentos de un proceso
- Error en Privilegios de Documentos
- Error en visualización versión obsoleta
- El sistema no permite visualizar un documento
- No permite cambiar la carátula ni subir la siguiente versión del documento.
- Error en la visualización de Dashboard
- ¿Como dar permiso a los usuarios para acceder a un documento externo?
- Configuración (subir documento PDF manual) en el módulo de documentos
- ¿Cómo crear subprocesos a un proceso?
- Error al cargar un documento
- ¿Cómo crear carpetas? ¿ Puedo crear carpetas dentro de los tipos de documento?
- ¿Cómo parametrizar la solicitud de documento a un formulario BPM?
- ¡La función atribuida al módulo de documentos para crear subcarpetas o asignar nuevos grupos dentro de un tipo de documento, no está funcionando!
- ¡Los usuarios no pueden acceder a los documentos que se les tiene asociados para ver, estos se encuentran en el grupo operador logístico!
- ¿Por qué en todos los documentos aparece que el usuario de pruebas debe revisar?.¡Cuando el que se registró en su momento fue otro usuario!
- ¿Es posible configurar el URL que llega en las notificaciones del módulo de documentos?
- Se observa que al cargar los documentos, le aparece un número consecutivo antes del código asignado internamente.
- ¿Cómo funciona la opción de lista de distribución en el módulo de documentos?
- ¿Como subir un documento manteniendo la versión?
- No permite la carga de un archivo en el módulo de documentos
- ¿Cuándo se realiza cargue de documentos externos en la opción que ofrece el módulo de documentos, pero el sistema no genera su visualización?
- Al usuario no le aparece la tarea de Revisión o Aprobación de un documento
- Estructura, diseño y lógicas de nemotecnia en las empresas
- En el listado de documentos externos, la columna "fecha", no se visualiza cuando se carga un documento
- Cuando se asocia un flujo a un documento, trae todos los que se han creados para todas las empresas y no los creados por cada una de las compañías
- ¿Para la nemotecnia si se requiere asociar algún procedimiento, instructivo o formato dentro de la codificación que está trayendo el sistema?
- ¿Para la nemotecnia cuando se quiera asociar una planta o ciudad, dentro de la codificación que está trayendo el sistema?
- ¿Cuándo se busca dentro de los documentos, con la opción de búsqueda de palabra clave, el sistema filtra todos los documentos de las empresas en general y no de la empresa individual?
- ¿Al Asignar permisos a mis macroprocesos, procesos o carpetas, la barra de carga se quedó pegada y no se cerraba automáticamente?
- ¿Cuándo se crea un documento y se le asocian normas, estas normas no se visualizan dentro del flujo de cada documento?
- ¿Se pueden cargar documentos al sistema, con caracteres especiales "&, +, *, !, %, $, etc."?
- ¿Por qué no se está mostrando la información del marcador "Aprobado por" al final de la página del documento?
- Carga de documentos por HTML
Nuevas funcionalidades
- Ahora puedes incorporar marca de agua en la descarga e impresión de documentos....Versión 9.2.303
- Ahora puedes configurar y disparar encuestas de su entendimiento de documentos; esto es clave para la adherencia de conocimiento en tu empresa. ... Versión 9.2.310.
- Aprende a través del siguiente video como Binaps muestra la ruta completa de la ubicación de tu documento...Puedes ver la Miga de Pan en Documentos ... Versión 9.2.314.
- Eliminar documentos en estado Rechazado. Ver. 9.3.1
- Mayor seguridad en las propiedades del documento...Disponible en 9.2.355 ...
- Ahora puedes definir a nivel del documento cuales se cargarán de forma manual...Versión 9.2.358
- Ahora se podrá visualizar de una forma más rápida la consulta de procesos que contengan más de 50 documentos...Versión 9.2.363
- Imprime el movimiento de tú documento en la impresión o descarga
- Ahora hay una NUEVA forma de eliminar documentos V 9.2.391
- Ahora hay una NUEVA forma de modificar documentos V 9.2.391
- Ahora hay una NUEVA forma de Crear documentos V 9.2.391
- Ahora puedes asignar permisos a los FLOW V 9.3.1.
- Ahora puedes asignar permisos masivos en el módulo de documentos. V. 9.2.398
- ¿Cómo Controlar acceso a documentos cuya vigencia ha expirado?. Versión 9.2.396.
- ¡Nueva funcionalidad: Seleccionar texto de marca de agua en los documentos!. Versión: 9.2.303
- Decide cómo ver los documento a nivel de tipo. Versión: 9.2.385
- Decide cómo ver los documento a nivel de tipo.. V.9.2.385
- Parametrización de Accesos de Solicitud de Creación, Modificación y Eliminación de Documentos V. 9.2.391
- Ahora puedes configurar los consecutivos de documentos por empresa… V. 9.2.395
- ¡Ocultar o mostrar columna de descripción y título en registros BPM!
- Ahora puedes decidir que formulario BPM haces visible en la APP móvil, Mejorar el estilo en la creación de un Form BPM y Ajustar permisos para accesos directos del inicio…V.9.2.379
- Automatice marcadores para los documentos tipo word. V9.13.9
- Parametrice grupo de usuarios de aprobadores y revisores de los documentos por cada empresa. V.9.13.9
- Búsqueda avanzada de documentos por biblioteca responsable. V.9.13.9
- Vista de cadena de valor en ambientes multiempresa V 9.17.8
- Búsqueda avanzada de documentos por campos de usuario V 9.17.8
- Ajuste de atajos y etiquetas en la creación de documentos
- Ahora podrás divulgar documentos a múltiples usuarios de forma más eficiente
- Nuevo validador de carga de archivos en documentos ... Versión 9.22.00
Solución de Errores
- Se están sobrescribiendo códigos de documentos
- Permite copiar texto de un documento controlado
- Alerta para asociación de requisitos en documentos.
- Al eliminar los documentos no deja revisar la trazabilidad de los mismos al validarlos en la papelera
- Al rechazar un documento por con permisos de ADMIN no se creaba tarea de Rechazo
- Cuando se crea un documento con un nuevo tipo de documento, el campo empresa queda en null
- Ajuste en la Asignación Manual de Códigos en el Módulo de Documentos
- El sistema permite asignar solicitud de cambio a dos usuarios diferentes al mismo tiempo
- El sistema no esta tomando la secuencia de los códigos en la creación de un nuevo documento
- Corrección en la Sección "Documentos Recientes" para Mostrar Documentos Según Días Parametrizados
- Notificación Automática de Modificación de Documentos Generada Incorrectamente
- Ajuste en la Visibilidad de Documentos en Procesos Transversales
- No funciona la eliminación de preguntas de encuestas de documentos
- Al cambiar el código de un documento tipo plantilla se borra la información
- Configuración de adjuntos no disponible para usuarios responsables de Documentos (V.9.22.14)