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Gestión de Documentos

Gestión de Documentos

Cree, capture, administre, almacene, centralice y distribuya contenidos de los procesos organizacionales.

Nueva fórmula para la nemotecnia, donde el consecutivo se genere de manera general validando el último consecutivo que tenga el listado maestro de documentos Consola V 1.155

Manual de usuario

Creación de Documentos con Integración Office

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Zoom de la visualización de documentos

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Preguntas y respuestas

¿Por qué no me abre el documento? ¿Por qué no me deja editarlo? No permite modificación, eliminación, actualización (CRUD) o visualización de un documento.

No se visualizan las tareas de documentos

¿Cómo parametrizar los usuarios de revisión y aprobación de un documento?

¿Por qué un usuario sin permisos en documentos puede modificar y subir archivos?

Correo rechazo de documento sin motivo

No deja cargar archivos xlsx en el modulo de documentos

¿Cómo cambiar el código de un documento?

¿Cómo funciona la "Propuesta de cambio" y "Solicitud de Cambio" en el módulo de Documentos?

¿Cómo desactivar la aprobación directa de un tipo de documento a usuarios no administradores?

¿Cómo modificar la versión del documento?

No permite eliminar documento

Error en la visualización de las Actividades (Desarrollo del Procedimiento) - Documentos por Plantilla_L_

El estado Rechazado se mantiene en el documento

No muestra íconos en algunos módulos ó muestra textos extraños en la descripción de documentos o Planes de Acción.

¿Cómo devolver la versión de un documento?

No aparece la opción de "solicitud de cambio".

Fecha de vigencia automática en documentos

Documento Duplicado

Eliminar las tareas de lectura de un usuario

Error en visualización versión obsoleta de documento.

Documento no se visualiza ni se descarga.

Al crear un nuevo tipo de documento no se visualiza en la lista.

La vista compacta no muestra el estado del documento

No escala correctamente las tareas para poder aprobar documentos.

No permite visualizar un documento y al intentar reconvertir genera error.

No genera correctamente los consecutivos automáticos en Documentos.

Error Status 500 al descargar un documento.

No deja modificar código de documentos.

Inconvenientes al diligenciamiento del documento descriptivo

Tarea de Documentos Repetidas

No se visualiza el tipo documental

No aparece el número de compromisos en las tareas de documentos

Error en Edición de Documentos

Error al subir documento por tamaño de archivo.

Rechazos de Documentos sin notificación al correo electrónico.

No es posible visualizar la carpeta con los documentos de un proceso

Error en Privilegios de Documentos

Error en visualización versión obsoleta

El sistema no permite visualizar un documento

No permite cambiar la carátula ni subir la siguiente versión del documento.

Error en la visualización de Dashboard

¿Como dar permiso a los usuarios para acceder a un documento externo?

Configuración (subir documento PDF manual) en el módulo de documentos

¿Cómo crear subprocesos a un proceso?

Error al cargar un documento

¿Cómo crear carpetas? ¿ Puedo crear carpetas dentro de los tipos de documento?

¿Cómo parametrizar la solicitud de documento a un formulario BPM?

¡La función atribuida al módulo de documentos para crear subcarpetas o asignar nuevos grupos dentro de un tipo de documento, no está funcionando!

¡Los usuarios no pueden acceder a los documentos que se les tiene asociados para ver, estos se encuentran en el grupo operador logístico!

¿Por qué en todos los documentos aparece que el usuario de pruebas debe revisar?.¡Cuando el que se registró en su momento fue otro usuario!

¿Es posible configurar el URL que llega en las notificaciones del módulo de documentos?

Se observa que al cargar los documentos, le aparece un número consecutivo antes del código asignado internamente.

¿Cómo funciona la opción de lista de distribución en el módulo de documentos?

¿Como subir un documento manteniendo la versión?

No permite la carga de un archivo en el módulo de documentos

¿Cuándo se realiza cargue de documentos externos en la opción que ofrece el módulo de documentos, pero el sistema no genera su visualización?

Al usuario no le aparece la tarea de Revisión o Aprobación de un documento

Estructura, diseño y lógicas de nemotecnia en las empresas

En el listado de documentos externos, la columna "fecha", no se visualiza cuando se carga un documento

Cuando se asocia un flujo a un documento, trae todos los que se han creados para todas las empresas y no los creados por cada una de las compañías

¿Para la nemotecnia si se requiere asociar algún procedimiento, instructivo o formato dentro de la codificación que está trayendo el sistema?

¿Para la nemotecnia cuando se quiera asociar una planta o ciudad, dentro de la codificación que está trayendo el sistema?

¿Cuándo se busca dentro de los documentos, con la opción de búsqueda de palabra clave, el sistema filtra todos los documentos de las empresas en general y no de la empresa individual?

¿Al Asignar permisos a mis macroprocesos, procesos o carpetas, la barra de carga se quedó pegada y no se cerraba automáticamente?

¿Cuándo se crea un documento y se le asocian normas, estas normas no se visualizan dentro del flujo de cada documento?

¿Se pueden cargar documentos al sistema, con caracteres especiales "&, +, *, !, %, $, etc."?

¿Por qué no se está mostrando la información del marcador "Aprobado por" al final de la página del documento?

Carga de documentos por HTML

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Nuevas funcionalidades

Ahora puedes incorporar marca de agua en la descarga e impresión de documentos....Versión 9.2.303

Ahora puedes configurar y disparar encuestas de su entendimiento de documentos; esto es clave para la adherencia de conocimiento en tu empresa. ... Versión 9.2.310.

Aprende a través del siguiente video como Binaps muestra la ruta completa de la ubicación de tu documento...Puedes ver la Miga de Pan en Documentos ... Versión 9.2.314.

Eliminar documentos en estado Rechazado. Ver. 9.3.1

Mayor seguridad en las propiedades del documento...Disponible en 9.2.355 ...

Ahora puedes definir a nivel del documento cuales se cargarán de forma manual...Versión 9.2.358

Ahora se podrá visualizar de una forma más rápida la consulta de procesos que contengan más de 50 documentos...Versión 9.2.363

Imprime el movimiento de tú documento en la impresión o descarga

Ahora hay una NUEVA forma de eliminar documentos V 9.2.391

Ahora hay una NUEVA forma de modificar documentos V 9.2.391

Ahora hay una NUEVA forma de Crear documentos V 9.2.391

Ahora puedes asignar permisos a los FLOW V 9.3.1.

Ahora puedes asignar permisos masivos en el módulo de documentos. V. 9.2.398

¿Cómo Controlar acceso a documentos cuya vigencia ha expirado?. Versión 9.2.396.

¡Nueva funcionalidad: Seleccionar texto de marca de agua en los documentos!. Versión: 9.2.303

Decide cómo ver los documento a nivel de tipo. Versión: 9.2.385

Decide cómo ver los documento a nivel de tipo.. V.9.2.385

Parametrización de Accesos de Solicitud de Creación, Modificación y Eliminación de Documentos V. 9.2.391

Ahora puedes configurar los consecutivos de documentos por empresa… V. 9.2.395

¡Ocultar o mostrar columna de descripción y título en registros BPM!

Ahora puedes decidir que formulario BPM haces visible en la APP móvil, Mejorar el estilo en la creación de un Form BPM y Ajustar permisos para accesos directos del inicio…V.9.2.379

Automatice marcadores para los documentos tipo word. V9.13.9

Parametrice grupo de usuarios de aprobadores y revisores de los documentos por cada empresa. V.9.13.9

Búsqueda avanzada de documentos por biblioteca responsable. V.9.13.9

Vista de cadena de valor en ambientes multiempresa V 9.17.8

Búsqueda avanzada de documentos por campos de usuario V 9.17.8

Ajuste de atajos y etiquetas en la creación de documentos

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Solución de Errores

Se están sobrescribiendo códigos de documentos

Permite copiar texto de un documento controlado

Alerta para asociación de requisitos en documentos.

Al eliminar los documentos no deja revisar la trazabilidad de los mismos al validarlos en la papelera

Al rechazar un documento por con permisos de ADMIN no se creaba tarea de Rechazo

Cuando se crea un documento con un nuevo tipo de documento, el campo empresa queda en null

Ajuste en la Asignación Manual de Códigos en el Módulo de Documentos

El sistema permite asignar solicitud de cambio a dos usuarios diferentes al mismo tiempo

El sistema no esta tomando la secuencia de los códigos en la creación de un nuevo documento

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