Hemos creado una nueva manera de crear documentos, con el fin de optimizar dicho proceso.
A través del siguiente paso a paso veremos como Funciona! 🤓
1- Debes ingresar al módulo de Documentos y dar clic en el atajo de "Solicitud de Creación de Documento":
2- En la pestaña "General" solo debes diligenciar los campos de "Nombre", "Tipo de Documento" y "Descripción Detallada", ya que los demás campos son diligenciados de manera automática por el aplicativo y de la siguiente manera:
Proceso: Se tomará del proceso que tenga configurado la persona que este realizando la solicitud de creación, en la consola de Administración
Código: Vendrá de la codificación automática configurada en el aplicativo.
Fecha de Creación, Fecha de Última Revisión y Vigencia: El aplicativo tomará la fecha en la que fue creado el documento.
Responsable: El aplicativo tomará el Usuario Generico de calidad, que se haya configurado en la preferencia "DOCS_USUARIO_RESPONSABLE_DEFAULT"
Posteriormente, procedemos a diligenciar la pestaña de "Escalamiento y Aprobación"
Como podemos visualizar en la imagen anterior, ya vienen por defecto tanto el revisor como el aprobador y la caracterización de dichos usuarios es la siguiente:
REVISOR: Se toma el "Usuario al que reporta", es decir, el Jefe de la persona que está realizando la solicitud.
APROBADOR: Se toma el usuario genérico de calidad el cuál se configura desde PREFERENCIAS DOCUMENTOS, en la opción "DOCS_USUARIO_RESPONSABLE_PROCESOS"
Nota: En caso de que se requieran incluir más revisores, se pueden incluir seleccionándolos del panel izquierdo
3- Luego, damos clic en el botón "Siguiente" y nos mostrará la siguiente pantalla, en la que podremos cargar el documento al aplicativo:
Cabe aclarar que esta funcionalidad solo está disponible para cargar documentos integrados con Office, es decir, solo admite documentos en Word, Excel, Power Point y pdf.
5- Una vez cargado el documento, se enviará a escalamiento para que siga con su proceso de revisión y aprobación respectivamente.
