Esta nueva funcionalidad permite que en los controles se puedan cargar archivos adjuntos que constituyan las evidencias de su ejecución.
Si deseas habilitar la opción puedes hacerlo dando check en la opción nueva de la maestra de tipo de riesgos "Carga evidencias en controles"
El efecto obtenido será que en la pestaña de controlar en el listado de controles te encontrarás con un nuevo icono que al dar click te llevará a la pantalla donde se habilitará el botón nuevo para adjuntar los archivos de evidencias:
Se podrán agregar n archivos, de cualquier tipo de extensión (.docx, .ppt) sin necesidad de renombrar el archivo físico, la restricción es a nivel de performance asegurando que el peso individual por cada adjunto sea de máximo 5 MB.
En el momento de la carga se mostrará la barra de progreso de subido, puedes editar el nombre del adjunto en la columna descripción, borrar el archivo si te equivocaste y es obligatorio indicar el mes al cual pertenece la evidencia ya que esta actividad de carga es usualmente periódica de acuerdo a la frecuencia del control que como vemos se visualiza en la parte superior debajo del nombre del control. Esto es parametrizable si deseo mostrar otros campos del control desde la opción del tipo de riesgo "Campos presentados en evidencias de controles"
Los registros de las evidencias se visualizan en la misma pantalla permitiendo la descarga del adjunto y evidenciando fecha de cargue, subido por y el mes registrado.
¿Quiénes pueden hacer el cargue de evidencias?
ADMINISTRADOR_SISTEMA
ADMIN_RISK
Adicional a quienes se mapeen como responsables o ejecutores del control. Para esto deberás identificar el nombre del campo donde estos usuarios se estén mapeando en la ficha de creación de controles y que por supuesto dicho campo contenga el maestro de usuarios para dar dicho permiso desde la opción del tipo de riesgo:
- Los usuarios que podrán cargar las evidencias en este botón son los responsables de cargar la evidencia de las ejecuciones del control que para efectos de la configuración serán aquellos mapeados en el campo “Usuario que carga información del control” y en el campo “Usuarios y cargos ejecutores del control:
Y
- Al ingresar el icono se tendrá la siguiente pantalla:
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Frecuencia: Mensual Evidencia y ubicación del control: Carta oferta salarial |
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d |
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Evidencias |
Evidencias del control: Nombre del Control
Frecuencia y evidencia y ubicación del control de manera informativa, que mostrará lo documentado en los campos descritos a continuación de la ficha de caracterización del control:
Nuevo: Con el botón de nuevo se podrá comenzar con el cargue de evidencias.
Esto con el fin de dar una orientación al usuario al momento de carga y tenga la referencia de la frecuencia del control y su evidencia.
- Al dar click en nuevo el sistema permitirá adjuntar varios archivos si se requiere, agregar su descripción e indicar el “Mes de corte” que contiene una desplegable con los meses del año:
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Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre |
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Mes Corte |
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Periodo |
- El sistema consolidará en esa pantalla todos las evidencias (archivos adjuntos) permitiendo por tanto la consulta y descarga de los mismos y visualizando la siguiente información:
Descripción: Campo descripción de la evidencia (adjunto)
Subido por: Nombre del usuario responsable que cargó la evidencia
Fecha cargue: Fecha en que se cargó la evidencia que nos servirá para el control de la periodicidad.
Archivo: Nombre del archivo con el icono para su descarga
Mes de corte: con una lista desplegable de los meses del año.
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Mes de Corte |
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d |
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Evidencias |
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Febrero |
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Enero |
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Descripción evidencia |
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Subido |
El sistema no restringirá cargar más de un archivo para el mismo mes.
Las evidencias una vez guardadas también podrán eliminarse desde la tabla que las consolida y la eliminación la podrá hacer el mismo usuario que la cargó y los usuarios administradores (sistema y admin risk)
Consideraciones:
*Se podrán agregar n archivos, de cualquier tipo de extensión (.docx, .ppt), se podrán subir con el nombre que tenga el archivo físico sin restricciones. Sólo que el peso individual por cada adjunto es máximo 5 MB.
*Quien tenga el permiso de consulta en el riesgo ó haya sido el risk creador de ese riesgo podrá acceder a consultar y descargar las evidencias más no se le habilitará el botón “Nuevo”.
NOTA: Generalmente la opción más popular y óptima es la de generar el riesgo de consulta pública para que así cualquier usuario pueda consultar la información sin necesidad de dar permisos particulares. Seria lo recomendado, porque sí los grupos es un apoyo para que en vez de dar usuario x usuario pueda traerte de manera directa los miembros y agregarlos, dicha funcionalidad permanecería en ese funcionamiento.
Desde Binaps se recomendaría dejar la opción pública para no incurrir en esta administración.
*Así vería el usuario de consulta la información de las evidencias, al ingresar al riesgo, pestaña controlar, el icono “evidencias del control” consultará y descargará las evidencias (sin botón nuevo y sin icono eliminar)