Manual de Usuario Indicadores

Para comenzar a utilizar el modulo de Indicadores:

1. NAVEGAR EN UN CUADRO DE MANDO INTEGRAL:
   
   

   Para ingresar, ir a inicio >> en soluciones, seleccionar CMI (Cuadro de mando integrado):

Visualizará la siguiente pantalla:

1. Perspectivas 
2. Procesos
3. Dimensiones CMI

1.1 Perspectivas:

Al hacer clic en el signo + al lado izquierdo del nombre de la perspectiva, se desplegarán los indicadores a esta asociados.

Para visualizar los indicadores, hacer clic en el nombre de la perspectiva. Al lado derecho se desplegará la gráfica del indicador.

En la parte inferior, se desplegará un cuadro de mando con la siguiente información:

1. Columnas de cada mes, cada tres meses, se muestra el valor del trimestre.
2. Código y nombre del Indicador (En el ícono PDF al final del nombre se despliega la ficha técnica del indicador).
3. Fila dónde se muestra el valor de cada mes de acuerdo al año seleccionado
4. Para ver el valor de cumplimiento se debe tener en cuenta dos aspectos:
   • Que el indicador esté configurado en su tipo de meta como: Mayor que.
   • En la parte superior de las gráficas, seleccionar la opción “Ver cumplimiento”

5. Este ícono (Nube) se mostrará al lado de cada valor obtenido en cada periodo. Al hacer clic el ícono de la nube se podrá adjuntar archivos como evidencias y registrar los comentarios de cada periodo. Además, podrá asociar un plan de acción.

1.2 Procesos:

Para visualizar la gráfica de los indicadores se debe hacer clic en el nombre del proceso.

 Para visualizar comparativos entre años, en la parte superior seleccionar los años a comparar y hacer clic en Actualizar.

Para visualizar la gráfica en barras, seleccionar Tipo gráfico: Barras y Actualizar.

Podrá visualizar por trimestre o por año. Para esto, seleccionar la opción Frecuencia y Actualizar.

Al igual que en las perspectivas, en la parte inferior podrá visualizar la semaforización en cada periodo de acuerdo a las metas por cada indicador.

Si el indicador está parametrizado con cálculo de variables, podrá visualizar el valor de cada variable y la formula que generó el resultado final.

Para esto, hacer clic en el icono de la calculadora Ubicado al lado derecho del valor.

Se mostrará la siguiente ventana:

1. Formula del indicador.
2. Variables usadas en la formula del indicador y su respectivo valor

1.3 Dimensiones del CMI:

Para visualizar diferentes tipos de reportes de los indicadores, podrá seleccionar de un listado. Por ejemplo, Consolidado de indicadores y clic en el botón Visualizar:

Mostrará la siguiente pantalla para seleccionar el año a consolidar. Una vez seleccionado el año, hacer clic en Visualizar. Se desplegará la siguiente pantalla. Indicadores por cada proceso y sus respectivos valores para cada periodo. Podrá descargarlo en Excel haciendo clic en el ícono.

2. NAVEGAR EN EL DASHBOARD DE BSC VIEWER:

Para ingresar, ir a inicio >> en soluciones, seleccionar Viewer (Dashboard BSC Viewer)

 Se mostrará la siguiente pantalla:

BSC Tools: En esta opción se configura la navegabilidad, Creación de Objetos y paneles a los cuales se les asocia los indicadores. Esta opción la veremos a detalle en el punto 11 de este documento.

Para visualizar la información detallada, hacemos clic en el signo + para desplegar el árbol.

Se desplegarán los Paneles creados:

2.1 Graficas tipo Gauge Estándar:

1. En este filtro se selecciona el año y mes del cual desea ver la información. Hacer clic en Actualizar.
2. En el ícono de lupa, podrá visualizar los datos, porcentaje de cumplimiento de cada indicador y su aporte al resultado final de acuerdo al peso asignado a cada indicador.
   
3. En ícono de la gráfica, podrá visualizar gráficamente los indicadores asociados.
   
4. Adicional, puede cambiar el tipo de visualización a tipo tabla (Detallado).
   Para esto, seleccionar el filtro de los meses a acumulado y el filtro de tipo de visualización a Detallada.
   
   

2.2 Gráfica Dashboard Estándar:

Este tipo de Grafico puede ser usado como primer o segundo nivel y previo al último nivel Gauge que vimos anteriormente.

1. Desde opción se puede navegar y profundizar en otros paneles asociados. Lo que conocemos como (Dril Down). En cada panel podemos dirigir a cualquier otro que se desee profundizar.

2.3 Gráfica Mapa Estratégico:

En este tipo de gráfica, se asocian las perspectivas creadas en la consola administrativa. Son el primer nivel para navegar en una estructura de mapa de procesos o estratégico que defina la organización.

Estos se organizan de acuerdo a cada panel asociado a las perspectivas y cada panel actúa como un Dashboard estándar que vimos en el punto 2.2.

Generalmente el panel inicial es el objetivo estratégico al cual, al hacer Drill Down, lleva a la información de ese objetivo o varios.

De esta manera puede navegar en una estructura de agrupaciones simplemente haciendo clic en el ícono

3. CONFIGURACIÓN DE INDICADORES BÁSICO:

Para ingresar, ir a inicio >> en soluciones, seleccionar Indicadores BSC (Balanced Score Card).

Se mostrará la siguiente pantalla. Hacer clic en el nombre de un proceso, del lado derecho se mostrarán los indicadores asociados a ese proceso si los hay.

3.1 Crear un Nuevo Indicador:

3.1.1 Al hacer clic en   Nuevo Indicador, se mostrará esta pantalla:

• Código: El código del indicador es automático. Se genera a partir del código del proceso mas el consecutivo.
• Nombre: Se registra el nombre del indicador
• Formula: Este campo es informativo. No ejecuta operaciones. Se registra la formula para calcular el indicador.
• Unidad de Medida: Campo para seleccionar la unidad de medida del indicador
• Tipo de Meta: Se define el tipo de meta dependiendo la naturaleza del indicador. Por ejemplo, si selecciona tipo Mayor que la semaforización del indicador será verde (cumplen) cuando el valor es mayor o igual al valor de la meta definida. Pero será rojo (no cumple) cuando el valor es menor de la meta definida.
• Tipo de indicador: clasificación de un listado parametrizable
• Tipo de Cálculo: Para indicadores básicos, seleccionar digitado. Los demás tipos se explicarán en el apartado de configuración avanzada del indicador. Digitado significa que el usuario ingresará manualmente el dato en cada mes del indicador.
• Responsable: Campo de selección de usuario responsable de gestionar el indicador.
  
  Una vez ingresada la información, hacer clic en el botón Guardar.

Nota: Para este tipo de indicador básico, la periodicidad siempre será mensual.

Una vez creado se visualizará de la siguiente manera:

3.2 Opciones de Indicador:

Editar: En este icono, podrá editar el indicador con los datos que vimos previamente. 

 Ficha técnica: Se desplegará un PDF con la información de la ficha técnica del  

     Indicador.

Captura de metas: Se despliega la opción para ingresar la meta que tendrá el indicador para cada mes.

 Captura cumplimiento: Se despliega opción para ingresar manualmente el valor de cada mes.

4. CONFIGURACIÓN DE INDICADORES AVANZADO

Para crear y configurar indicadores de modo avanzado, se debe realizar desde la consola administrativa y seleccionar el icono Indicadores.

Se mostrará la siguiente pantalla:

4.1 Crear un Indicador:

• Hacer clic en el botón:

Se mostrará la siguiente pantalla con las diferentes pestañas:

4.1.1: Pestaña Información Adicional:

Código: El código del indicador es automático. Se genera a partir del código del proceso mas el consecutivo.

Nombre: Se registra el nombre del indicador

Formula: Este campo es informativo. No ejecuta operaciones. Se registra la fórmula para calcular el indicador.

Modo de Calculo: 

Digitado: El valor del periodo se ingresará manualmente

Formula de Indicadores: Aporta si cumple

Si selecciona esta opción, es porque el indicador tiene indicadores hijos asociados,       por lo tanto, cada indicador hijo, tendrá una participación en el valor del indicador padre siempre los indicadores hijos cumplan con las metas.

Fórmula de variables:

Si selecciona Formula de variables como fórmula de cálculo, deberá ingresar la formula en el campo teniendo en cuenta que se ingresa es el código de la variable dentro de corchetes ([]). Para agrupar utilizar los paréntesis y usar los signos básicos de matemáticas: suma (+), resta (-), división (/), multiplicación (*).

Formula de indicadores: Promedio ponderado:

Si selecciona esta opción, es porque el indicador tiene indicadores hijos asociados. Por lo tanto, cada indicador hijo, tendrá una participación en el valor del indicador padre. El valor que aporten será el promedio total ponderado de los indicadores hijos asociados.

Promedio Simple:

Si selecciona esta opción, es porque el indicador tiene indicadores hijos asociados. Por lo tanto, cada indicador hijo, tendrá una participación en el valor del indicador padre. El valor que aporten será el promedio total de los indicadores hijos asociados. Podrá seleccionar cuál indicador hijo participa para el promedio total.

Suma:

Si selecciona esta opción, es porque el indicador tiene indicadores hijos asociados. Por lo tanto, cada indicador hijo, tendrá una participación en el valor del indicador padre. El valor que aporten será la suma total de los indicadores hijos asociados. Podrá seleccionar cuál indicador hijo participa para la suma total.

Estado: El campo estado establece si el indicador está o no activo. Si no está activo, no se visualizará en los procesos.

Cantidad decimal: Si el valor del indicador es calculado, posiblemente el resultado se en decimales. Por lo que en este campo podrá determinar la cantidad de decimales a visualizar

Fecha Vigencia: Fecha desde que el indicador inicia su vigencia

Ajuste Escala: Se recomienda siempre poner la opción en SI. Esto hace que la gráfica del indicador se ajuste a rangos de valores pequeños.

4.1.3 Pestaña Información de medición:

Frecuencia de medición: Es la periodicidad en que registrará el dato en el indicador

Si selecciona una frecuencia diferente la mensual, deberá seleccionar el mes en que inicia a medir o ingresar el dato. Por ejemplo, si se selecciona que sea de frecuencia Trimestral, en valor del periodo debe ingresarlo en el mes de marzo, que es dónde termina el trimestre.

Cálculo de trimestre de tipo: Es cálculo que realizará el sistema para determinar el valor de cada trimestre.

Para calcular el consolidado del país: Al igual que el cálculo de trimestre, este realizará el cálculo que determine el valor de los indicadores de proceso para cada mes o periodo.

Indicador de medición: Puede seleccionar Nacional o regional. Si selecciona regional, los valores de cada periodo se tendrán en cuenta por cada regional definida en la organización.

Unidad de Medida: Campo para seleccionar la unidad de medida del indicador. Este campo es informativo.

Digitado a nivel de: Puede seleccionar Nacional o regional. Si selecciona regional, los valores de cada periodo deberán ingresarse por cada regional definida en la organización.

Mostrar valor del indicador en graficas: Al seleccionar esta opción, en cada punto de la grafica, se mostrará el valor correspondiente. Este dato se mostrará en la gráfica del módulo CMI.

4.1.4 Pestaña Parametrización de metas :

Tipo de Meta: Se define el tipo de meta dependiendo la naturaleza del indicador.

Mayor que: la semaforización del indicador será verde (cumplen) cuando el valor es mayor o igual al valor de la meta definida. Pero será rojo (no cumple) cuando el valor es menor de la meta definida.

Menor que: la semaforización del indicador será verde (cumplen) cuando el valor es menor o igual al valor de la meta definida. Pero será rojo (no cumple) cuando el valor es mayor de la meta definida.

Rango Ascendente: Se incluirá un campo adicional para que la semaforización sea Verde, amarillo y rojo. será verde (cumplen) cuando valor es mayor o igual al valor de la meta definida. Será amarillo si está entre el valor de los dos campos. Pero será rojo (no cumple) cuando el valor es menor de la meta definida.

Rango Descendente: Se incluirá un campo adicional para que la semaforización sea Verde, amarillo y rojo. será verde (cumplen) cuando valor es menor o igual al valor de la meta definida. Será amarillo si está entre el valor de los dos campos. Pero será rojo (no cumple) cuando el valor es mayor de la meta definida.

Igual a indicador: Este tipo de meta es muy estricto. Solo cumple si el valor de la meta es igual al valor del periodo. Todo lo que sea diferente, no cumple.

Está en rango (Mantener): Se define un rango de cumplimiento (verde) lo que está por debajo o por encima del rango no cumple (rojo).

Clase mundial Ascendente: Se incluirá un campo adicional para que la semaforización sea Azul, verde, amarillo y rojo. Será azul (excede expectativa) cuando sobrepase el tercer valor definido en la meta. será verde (cumple) cuando valor es mayor o igual al valor de la meta definida pero menor a la expectativa. Será amarillo si está entre el valor de los dos campos (rojo y verde). Pero será rojo (no cumple) cuando el valor es menor de la meta definida.

Clase mundial Descendente: Se incluirá un campo adicional para que la semaforización sea Azul, verde, amarillo y rojo. Será azul (excede expectativa) cuando sobrepase el tercer valor definido en la meta. será verde (cumple) cuando valor es menor o igual al valor de la meta definida pero mayor a la expectativa. Será amarillo si está entre el valor de los dos campos (rojo y verde). Pero será rojo (no cumple) cuando el valor es mayor de la meta definida.

Cálculo de meta Trimestre: Es cálculo que realizará el sistema para determinar el valor de la meta de cada trimestre.

Permite NA en el cumplimiento: Si esta opción es seleccionada, cuando ingrese un dato en el indicador o una variable, tendrá la opción de marcar como que el dato no aplica para ese periodo.

4.1.5 Pestaña Ficha Técnica:

Los campos de esta pestaña son personalizados. El administrador de Binaps podrá definir qué campos adicionales desea configurar para la ficha técnica del indicador. La configuración se explicará en el punto 4.2. de este documento.

Responsable del indicador: Campo de selección de usuario responsable de gestionar el indicador.

4.1.6 Pestaña Información Adicional:

Los campos de esta pestaña son personalizados. El administrador de Binaps podrá definir qué campos adicionales desea configurar para la ficha técnica del indicador. La configuración se explicará en el punto 4.2. de este documento.

4.2 Configuración Campos Personalizados:

Para configurar los campos personalizados, ingresar desde la consola administrativa en el módulo indicadores. Del lado izquierdo seleccionar: PARAMETROS

Los campos pueden ser:

• Biblioteca
• Campo de texto.
• Nombre de etiqueta.

Campo Biblioteca:

Los campos de tipo Biblioteca son listado de opciones previamente creadas por el consultor de Binaps teniendo en cuenta la información que desea la organización ahí se muestre.

Este campo será visible en la pestaña “Información Adicional”

Campo de Texto:

Se debe seleccionar si el campo aplica y en la columna valor, debe poner el nombre del campo.

Los campos de tipo texto serán visibles en la pestaña “Información Adicional”

Nombre de Etiquetas:

En la columna valor se define el nombre que tendrá la etiqueta.

Los campos con las etiquetas activas, serán visibles en la pestaña “Ficha técnica”

5. GESTIÓN CON VARIABLES:

Para ingresar, ir a inicio >> en soluciones, seleccionar Indicadores BSC (Balanced Score Card) o en CMI.

Definición: Las variables son datos numéricos almacenados para ser utilizados en las formulas de los indicadores cuyo tipo de cálculo es Formula de variables.

En la esquina inferior derecha se mostrará la opción: Configuración >> Variables

Se mostrará la siguiente pantalla. Si no tiene variables creadas, únicamente aparecerá el botón para crear una nueva.

5.1 Crea Nueva Variable:

5.1.1 Pestaña información General:

Fuente: Seleccionar si el dato a ingresar en la variable es manual o DTS (Variables automáticas).

Nombre: Ingrese el nombre de la variable

Variable módulo de proveedor: No aplica para el módulo de indicadores

Estado: Seleccione si la variable está o no activa para ser usada.

Si la variable es de tipo DTS, se activa un nuevo campo dónde se parametrizará la consulta SQL que automatizará la variable para que calcule un dato.

Para validar si la consulta arroja información, hacer clic en el botón validar. Se desplegará una ventana con el resultado así:

5.1.2 Pestaña Información de Medición:

Frecuencia: Periodicidad en que se diligenciará la variable (Tener en cuenta que debe ser la misma periodicidad que el indicador que usará esa variable)

Medición: Nacional o regional. Si es nacional. Se define que tipo de medición se gestionará en la variable.

Digitado a nivel de: Nacional o regional. Si es nacional, únicamente pedirá un dato. Si selecciona regional, pedirá la cantidad de datos como regionales existan.

5.1.3 Pestaña Usuarios Responsables:

Nuevo: Se asigna los usuarios que tendrán permisos para ingresar los datos de las variables que son de tipo manual.

6. REALIZAR FORMULACIÓN CON VARIABLES:

Para el ejemplo de formulación con variables, tenemos el indicador P2101 – Gestión de PQR el cual está configurado como formula de variables.

Cuya formula es Variable [V05] dividida entre variable [V07] TODO MULTILICADO POR 100

Así que la fórmula es ([V05]/ [V07])*100

6.1 Gestionar Permisos:

Para que un usuario tenga permiso de ingresar el dato a una variable, este debe ser incluido en la pestaña usuarios responsables al crear la variable.

Nuevo: Se asigna los usuarios que tendrán permisos para ingresar los datos de las variables que son de tipo manual.

6.1.1 Permiso a indicadores:

Para que un usuario pueda visualizar los indicadores de los procesos, se debe asignar el permiso desde la consola administrativa así:

Ingresar a la consola en el módulo de usuarios

Del lado derecho se mostrarán los siguientes iconos:

 Hacer clic en Procesos asociados  

Se mostrará la siguiente pantalla:

Hacer clic en el icono del lado derecho del proceso para asociarlo. Podrá asociar los procesos que requiera a cada usuario.

En la pantalla del lado derecho, se mostrará la columna: “Qué puede hacer en Indicadores”.

En esa opción seleccionar una de las tres opciones:

Administrador: Podrá gestionar metas e ingresar valores al periodo

Funcional: No podrá gestionar metas. Únicamente ingresar dato al periodo si el indicador es de tipo digitado

Consulta: No podrá gestionar metas y tampoco ingresar valores. Únicamente podrá ver la ficha técnica del indicador y también la gráfica de los indicadores.

Una vez asignado el permiso, cuando ingrese al módulo de Indicadores, solo visualizará los indicadores de los procesos donde se asoció al usuario.

7. GESTIONAR METAS:

Para ingresar, ir a inicio >> en soluciones, seleccionar Indicadores BSC (Blanced Score Card).

Hacer clic en el proceso o en el indicador padre que contiene el indicador al cuál se asignará las metas.

Dependiendo el tipo de meta configurado, podrá verse de esta forma:

Lo que significa que es de tipo meta Mayor ascendente y debe ingresarse dos valores para la semaforización. Si es de esta manera, en CMI se visualizará la semaforización de acuerdo con el rango de metas.

Si el tipo de meta es menor que o mayor que, se verá de esta forma

Lo que significa que fue configurado de tipo mayor que o menor que. Pues solo pide un dato para la meta.

Las metas pueden ser la misma para todo el año seleccionado o diferentes para cada mes.

Si son para todo el año, seleccionar el check: “Esta meta aplica para todo el año”. De lo contrario, deberá seleccionar cada mes, ingresar la meta y guardar mes a mes.

 NOTA: Todo indicador debe tener configurada la meta para que el sistema determine si hay o no cumplimiento del indicador. 

8. REALIZAR TRANSACCIONES CON VARIABLES (CAPTURA DEL DATO DESDE MIS VARIABLES)

Como vimos en el punto 6.1. Gestionar permisos, únicamente el usuario que está asociado a una variable puede ingresar el dato en la misma.

Para ingresar, ir a inicio >> en soluciones, seleccionar Indicadores BSC (Balanced Score Card).

En la esquina inferior y debajo del listado de procesos, se mostrará la opción:

“Mis Variables”

Se mostrará la siguiente pantalla.

Nota: Si la variable es de tipo DTS, no se mostrará ya que es automática:

Variable: Nombre de la variable

Periodo mes y año: Mes y año en el que se ingresará el valor de la variable

Indicadores asociados: Listado de los indicadores que tienen asociada la variable

Valor: Dato de la variable. Si es decimal representar con punto. Si es entero, no requiere coma o puntos.

Para consultar o visualizar el resultado de la formula de variables diligenciadas, ir al módulo CMI, seleccionar el proceso o indicador.

Podrá consultar los valores desde el ícono de la calculadora

9 REALIZAR TRANSACCIONES CON INDICADORES (INGRESAR DIRECTAMENTE EL INDICADOR):

Como vimos en el punto 6.1.1. Permisos a indicadores, únicamente el usuario que está asociado a un proceso y tenga el permiso funcional o administrador puede ingresar el dato a un indicador.

Para ingresar, ir a inicio >> en soluciones, seleccionar Indicadores BSC (Blanced Score Card):

Se mostrará la pantalla con el listado de los procesos:

Hacer clic en el proceso o indicador padre para que del lado derecho se desplieguen los indicadores a consultar.

En este ícono se diligenciará el valor de cada periodo. (si el indicador es de tipo variable, no se mostrará esta opción).

Se desplegará la siguiente pantalla:

Periodo mes y año: Mes y año en el que se ingresará el valor del indicador.

Valor: Dato. Si es decimal representar con punto. Si es entero, no requiere coma o puntos.

10. REALIZAR TRANSACCIONES CON VARIABLES AUTOMATIZADAS (DTS)

Para ingresar, ir a inicio >> en soluciones, seleccionar Indicadores BSC (Balanced Score Card) o en CMI

Definición: Las variables DTS son datos numéricos almacenados para ser utilizados en las fórmulas de los indicadores cuyo tipo de cálculo es Formula de variables. A diferencia de las variables manuales, la variable tipo DTS son automáticas y no quieren ingresar un dato.

En la esquina inferior derecha se mostrará la opción: Configuración >> Variables

Se mostrará la siguiente pantalla. Si no tiene variables creadas, únicamente aparecerá el botón para crear una nueva.

10.1 Crear una nueva variable DTS:

10.1.1 Pestaña Información general:

Fuente: Seleccionar si el dato a ingresar en la variable es manual o DTS (Variables automáticas).

Nombre: Ingrese el nombre de la variable

Variable módulo de proveedor: No aplica para el módulo de indicadores.

Consulta: campo dónde se parametrizará la consulta SQL que automatizará la variable ara que calcule un dato.

Estado: Seleccione si la variable está o no activa para ser usada.

Para validar si la consulta arroja información, hacer clic en el botón validar. Se desplegará una ventana con el resultado así:

10.2 Crear el indicador o asociar una variable:

Desde consola administrativa, crear el indicador o editarlo siguiendo los pasos del punto 4 de este documento.

Puede mencionar una variable o dependiendo el tipo de cálculo, asociar las variables requeridas.

10.3 Cargar el valor de variables DTS

Para ingresar, ir a inicio >> en soluciones, seleccionar CMI (Cuadro de mando integrado).

Visualizará la siguiente pantalla:

En dimensiones CMI, seleccionar Automatización automática de variables

Seleccionar el mes y año donde se desea guardar el valor calculado de la o las variables y hacer clic en Cargar.

Seleccionar la o las variables si se desea filtrar y hacer clic en el ícono (cálculo de variables) y posteriormente, clic en el ícono (Actualizar valor del indicador).

Posteriormente dirigirse al indicador donde podrá confirmar el valor desde la gráfica y CMI.

11. CONFIGURAR BSC VIEWER

Para ingresar, ir a inicio >> en soluciones, seleccionar Viewer (Dashboard BSC Viewer)

 Se mostrará la siguiente pantalla:

BSC Tools: En esta opción se configura la navegabilidad, Creación de Objetos y paneles a los cuales se les asocia los indicadores. Esta opción la veremos a detalle en el punto 11 de este documento.

BSC View: Visualización de los datos y gráficos configurados en BSC Tools. Para ver su funcionalidad, remitirse al punto 2 de este documento.

Se debe tener en cuenta que, para la estructura de BSC Tools, se usan dos tipos de niveles.

Los objetos son agrupaciones que determinan el tipo de visualización y contienen uno o más paneles.

Los paneles son agrupaciones a las que se les asocia los indicadores.

Para ingresar a la parametrización, hacer clic en la palabra BSC Tools

Se mostrará la siguiente pantalla:

11.1 Objetos

 Para crear un objeto, hacer clic en la botón  

Código: Ingresar un número consecutivo

Nombre: Ingresar el nombre del objeto

Estado: Seleccionar si está activo o inactivo

Clase: Seleccionar el tipo de agrupación que puede ser Mapa estratégico, Estándar o Guage.

Grupo tipo Gauge Estándar:

Este tipo de Gráfico se representa en forma de cuentarrevoluciones y suele ser el último nivel. El valor mostrado en la gráfica siempre será en porcentaje. (ver punto 2.1 de este documento)

Grupo tipo Dashboard estándar.

Este tipo de Grafico puede ser usado como primer o segundo nivel y previo al último nivel Gauge que vimos anteriormente. (ver punto 2.3 de este documento)

Grupo tipo Mapa estratégico

En este tipo de gráfica, se asocian las perspectivas creadas en la consola administrativa. (ver punto 2.1 de este documento).

Son el primer nivel para navegar en una estructura de mapa de procesos o estratégico que defina la organización.

Estos se organizan de acuerdo a cada panel asociado a las perspectivas y cada panel actúa como un Dashboard estándar que vimos en el punto 2.2.

Generalmente el panel inicial es el objetivo estratégico al cual, al hacer Drill Down, lleva a la información de ese objetivo o varios.

Una vez creados los objetos, se procede a crear los paneles

11.2 Paneles:

 Para crear un panel en un objeto, se debe hacer clic en el objeto y en el botón  

Aparecerá la siguiente pantalla:

11.1.1 Tipo Mapa Estratégico 

Nombre: Nombre del panel (Si objeto es de tipo Mapa estratégico aquí va el objetivo de la perspectiva)

Metodología: Seleccionar >> I8 Ponderación panel método de participación con regla de 3, I9 Ponderación Lineal o AI Promedio simple.

Drill Down: seleccionar la ruta que deberá tomar al hacer clic para profundizar en la información. (únicamente puede seleccionar Objetos)

Estado: seleccione si estará activo o inactivo.

Una vez creado, deberá ingresar a editarlo en el ícono para asociar los indicadores y seleccionar la perspectiva (si el objeto que lo contiene es tipo Mapa estratégico).

En la parte inferior buscar los indicadores a asociar. Puede buscar por nombre o código el indicador. Para seleccionar el indicador, hacer clic en el ícono .

Si en Metodología seleccionó I8 Ponderación panel método de participación con regla de 3 ó I9 Ponderación Lineal, debe ingresar el valor de participación en cada indicador.

Nota: Los indicadores asociados, deben ser de la misma periodicidad. Es decir, no se puede incluir indicadores de periodicidad anual con periodicidad mensual. Para identificar la periodicidad, entre paréntesis de observa el tipo.

Para tener el efecto de que el Dashboard, al hacer clic en Drill Down, vaya al Objeto deseado, el Panel debe tener el mismo nombre

De esta manera, al ingresar, (Drill Down) la siguiente pantalla mostrará el titulo de que está en esa ubicación.

11.1.2 Tipo Dashboard estándar.

Para crear un objeto tipo Estándar, seguir los pasos del punto 11.1. Pero en opción de clase seleccionar Estándar.

Para los paneles cuyo padre es un objeto tipo estándar, el sistema no activará la opción de seleccionar perspectiva.

Para este tipo de panel, si se puede seleccionar la opción de Drill Down, pues se activa el ícono (Drill Down) que lo llevará al seleccionado.

11.1.4 Tipo Dashboard Gauge Estándar.

Para crear un objeto tipo Gauge Estándar, seguir los pasos del punto 11.1. Pero en opción de clase seleccionar Gauge.

Para los paneles cuyo padre es un objeto tipo Gauge, el sistema no activará la opción de seleccionar perspectiva

Para este tipo de panel, NO se puede seleccionar la opción de Drill Down, pues no se activa el ícono (Drill Down) ya que es el último nivel.

12 CONFIGURAR UNIDADES DE MEDIDA:

Para ingresar, ir a inicio >> en soluciones, seleccionar Indicadores BSC (Blanced Score Card):

En la esquina inferior izquierda, se desplegará la opción Configuración >> Unidades de medida:

Se desplegará un listado con las opciones existentes:

Para crear una nueva unidad de medida, hacer clic en el botón: Registrar Unidad Medida

Se desplegará la siguiente pantalla:

Código de la Unidad: Registrar el símbolo o nombre abreviado de la unidad

Nombre: Ingresar el nombre de la unidad de medida.

 

13 CONFIGURAR FECHA DE CUMPLIMIENTO DE INDICADORES:

Para ingresar, ir a inicio >> en soluciones, seleccionar Indicadores BSC (Blanced Score Card)

En la esquina inferior izquierda, se desplegará la opción Configuración >> Programación de Fechas de cumplimiento.

Se desplegará un listado con los procesos y el periodo a programar.

Nota: La fecha de cumplimiento, hace referencia a la fecha en que tiene máximo el usuario responsable para ingresar el valor del periodo anterior. Por ejemplo, si el mes que terminó es marzo, se debe ingresar el día límite de abril, en el que ingresará el dato de marzo.

Se debe seleccionar el año y mes al cual se va a programar la fecha de cumplimiento

Lo anterior tiene la siguiente lectura: los responsables de los indicadores del proceso P05, tienen como fecha limite ingreso de dato correspondiente al mes de marzo, el día 15 de Abril.

Es posible generar una misma fecha para todos los procesos en un periodo.

Para esto, seleccionar el campo fecha superior y hacer clic en el botón “Aplicar Fecha para todos”

 

Adicionalmente, el sistema se puede parametrizar para que envié notificación como recordatorio al responsable del indicador para que ingrese el dato. Puede ser días antes, el día de la fecha de cumplimiento o un día después.

Correo electrónico de notificación:

14. GENERAR INFORME DE CUMPLIMIENTO DE INDICADORES:

Para ingresar, ir a inicio >> en soluciones, seleccionar CMI (Cuadro de mando integrado).

Seleccionar la dimensión del CMI >> Dimensión Cumplimiento de Indicadores

Se desplegará esta pantalla con las opciones de filtro

Frecuencia: Puede seleccionar entre, mensual, trimestral o consolidado.

Año: seleccionar un solo año

Mes: seleccionar el mes

Regional: seleccionar nacional o regional según esté parametrizado.

Nivel: Informativo, no aplica para filtro.

Se mostrarán dos grupos, a la izquierda los indicadores que cumplen y ala derecha los que no

En este ejemplo son los indicadores del mes de Marzo del 2022

El filtro puede calcular el cumplimiento por Trimestre. Para este ejemplo, 4to trimestre de 2021

El filtro puede calcular el cumplimiento por Acumulado del año. Para este ejemplo, del año 2021

Con la opción de descarga, puede llevar el informe a formato Excel.

 

15. CONFIGURAR CIERRE DE INDICADORES:

Para ingresar, ir a inicio >> en soluciones, seleccionar CMI (Cuadro de mando Integrado).

En la esquina inferior izquierda, se desplegará la opción Configuración >> Realizar cierre de periodos.

Se desplegará la pantalla para seleccionar el año y mes a cerrar.

Al seleccionar, todos los procesos se encuentran en estado abierto para el periodo seleccionado.

Nota: Cerrar periodo significa que no se podrá ingresar datos en los indicadores del proceso y periodo seleccionado.

Para cerrar el periodo, seleccionar el proceso y en la columna Estado, cambiar a cerrado.

 Para guardar, hacer clic en el icono  .

También puede hacer el cierre masivo para el periodo y el año de todos los procesos, debe hacer clic en el botón: Realizar cierre para todos los procesos.

Para este ejemplo, se cerrará el proceso P12 para el mes de diciembre de 2021.

Es decir que en esa fecha no podrán registrar o modificar información.

Mensaje de confirmación:

Por lo anterior, al ingresar a captura de dato de un indicador del proceso P12 en el mes de diciembre de 2021

El sistema muestra mensaje informando que el proceso no se puede llevar a cabo debido a que el periodo está cerrado.